Правила обработки персональных данных

Настоящие Правила — внутренний документ Диамант-96 (далее — «Оператор»), разработанный во исполнение ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяющий порядок обработки персональных данных (далее — ПДн) субъектов, обратившихся к Оператору.

1. Общие положения

Правила обязательны для всех работников Оператора, имеющих доступ к ПДн. Действуют с даты утверждения и до утверждения новой редакции.

Действие Правил распространяется на ПДн, полученные:

• через формы Сайта Диамант-96.ru;
• по телефону при оформлении заявки;
• по электронной почте;
• через мессенджеры (Telegram, WhatsApp);
• при заключении договора в письменной форме.

2. Принципы обработки

Оператор обрабатывает ПДн на принципах:

• законности и справедливости;
• ограничения обработки достижением конкретных, заранее определённых и законных целей;
• недопустимости объединения баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в несовместимых между собой целях;
• соответствия содержания и объёма ПДн заявленным целям;
• точности и актуальности ПДн;
• хранения ПДн не дольше, чем требуют цели обработки.

3. Категории субъектов и состав обрабатываемых данных

3.1. Клиенты (физические лица, ИП, представители юридических лиц)

• фамилия, имя, отчество;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• адрес доставки;
• реквизиты ИП/юр. лица (для договорной работы);
• сведения об оплате (без хранения данных банковских карт).

3.2. Пользователи Сайта (без оформления заказа)

• имя и телефон, указанные в форме обратной связи;
• текст обращения;
• технические данные: IP-адрес, cookie, user-agent.

Оператор не обрабатывает специальные категории ПДн (раса, национальность, политические взгляды, состояние здоровья, интимная жизнь) и биометрические данные.

4. Цели обработки

1. Приём, регистрация и обработка заявок на поставку нерудных материалов и аренду спецтехники.
2. Согласование условий доставки и расчёт стоимости.
3. Заключение и исполнение договоров поставки/оказания услуг.
4. Бухгалтерский и налоговый учёт хозяйственных операций.
5. Рассмотрение претензий, обращений, запросов.
6. Информирование клиентов о статусе заказа.
7. Защита прав и законных интересов Оператора.

5. Правовые основания

• согласие субъекта ПДн (ст. 6 ч. 1 п. 1 ФЗ-152) — выражается отметкой в форме заявки;
• исполнение договора, стороной которого является субъект (ст. 6 ч. 1 п. 5 ФЗ-152);
• Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ;
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

6. Порядок и способы обработки

Обработка ПДн осуществляется смешанным способом — как с использованием средств автоматизации, так и без них. Включает:

• сбор — через формы Сайта, по телефону, в мессенджерах, при личном обращении;
• запись и хранение — в учётных системах Оператора (CRM, бухгалтерская программа, корпоративная почта);
• уточнение — при изменении данных по заявлению субъекта;
• использование — для целей, указанных в разделе 4;
• передачу — лицам, указанным в разделе 8, только в объёме, необходимом для исполнения договора;
• обезличивание — при использовании данных в аналитике;
• уничтожение — по истечении срока хранения или по требованию субъекта.

Трансграничная передача ПДн не осуществляется. Все технические средства хранения размещены на территории Российской Федерации.

7. Сроки хранения

• заявки без оформленного заказа — 6 месяцев;
• данные клиентов по исполненным договорам — 5 лет (срок исковой давности, требования бухгалтерского учёта);
• первичные учётные документы — 5 лет (ст. 29 ФЗ-402);
• файлы cookie — до 12 месяцев;
• записи телефонных переговоров (при ведении) — 1 год.

По истечении сроков ПДн уничтожаются или обезличиваются в течение 30 дней.

8. Передача персональных данных

Оператор может передавать ПДн третьим лицам исключительно для достижения целей обработки:

• Транспортным подрядчикам — ФИО получателя, телефон, адрес доставки (для исполнения доставки);
• Кредитным организациям и платёжным сервисам — данные, необходимые для приёма оплаты;
• Операторам связи и хостинг-провайдеру — в рамках технического обеспечения работы Сайта;
• Государственным органам — по основаниям и в порядке, установленным законодательством РФ.

Передача в иных случаях возможна только с письменного согласия субъекта.

9. Меры по обеспечению безопасности

Во исполнение ст. 19 ФЗ-152 и постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 Оператор применяет:

• Правовые меры: назначение ответственного за организацию обработки ПДн; локальные акты, регулирующие обработку и защиту ПДн; ознакомление сотрудников с требованиями ФЗ-152.
• Организационные меры: ограничение круга лиц, имеющих доступ к ПДн; учёт носителей; контроль соблюдения порядка обработки.
• Технические меры: использование сертифицированных средств защиты; защищённое соединение (HTTPS); резервное копирование; разграничение прав доступа; антивирусная защита.

10. Права субъекта персональных данных

Субъект ПДн вправе:

• получать сведения о факте обработки, целях, способах и сроках обработки своих ПДн;
• знакомиться со своими ПДн, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения;
• отозвать согласие на обработку (за исключением случаев, когда обработка обязательна по закону);
• требовать прекращения обработки ПДн в целях продвижения товаров и услуг;
• обжаловать действия (бездействие) Оператора в Роскомнадзоре или в суде.

11. Порядок реализации прав субъекта

Запрос направляется в свободной форме на адрес Диамант-96@mail.ru или почтовым отправлением. Запрос должен содержать:

• фамилию, имя, отчество субъекта;
• сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (номер договора, дата заявки, телефон);
• подпись субъекта (для письменного обращения) или иной идентифицирующий признак.

Ответ на обращение направляется в течение 30 календарных дней с даты его получения.

12. Согласие на обработку

Оставляя заявку через форму на Сайте, по телефону или в мессенджере, субъект подтверждает, что ознакомлен с настоящими Правилами и Политикой конфиденциальности и даёт Оператору согласие на обработку указанных им ПДн в целях, перечисленных в разделе 4 настоящих Правил.

Согласие действует до момента его отзыва. Отзыв осуществляется направлением соответствующего заявления на email Диамант-96@mail.ru.

13. Ответственность

За нарушение порядка обработки ПДн работники Оператора несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Изменения

Оператор вправе вносить изменения в настоящие Правила. Изменения вступают в силу с даты публикации новой редакции по адресу /pages/personal-data.html.